Préserver & valoriser
le patrimoine des entreprises

Trier, classer, nettoyer !

Profitons de ce temps de confinement pour mettre de l’ordre dans nos serveurs et nos dossiers, souvent trop nombreux, afin de préparer la reprise. Dans cette perspective, Perles d’Histoire propose de vous aider à inventorier et organiser vos documents et archives numériques.

Pourquoi ?

Avec l’essor des échanges dématérialisés et des applications informatiques, les documents électroniques prolifèrent et nous avons l’impression de pouvoir les conserver facilement et sur une longue durée, tant que nous pouvons disposer d’espaces de stockage quasi illimités.

C’est à l’instant où nous avons besoin de les utiliser que les difficultés se présentent : où se trouve telle vidéo dont nous avons besoin pour communiquer à l’instant ? Comment retrouver tel document demandé de toute urgence par la Direction générale ? Quelle est la bonne version d’un document ? Les exemples peuvent être multipliés à l’infini.

Nous proposons de vous accompagner en cette période de ralentissement pour faire le ménage sur vos serveurs, afin de :

  • faire en sorte que toutes les informations soient organisées ;
  • améliorer l’efficacité de vos recherches de documents ;
  • optimiser vos espaces numériques, et par conséquent vos coûts d’infrastructure.

Notre proposition

Nous sommes en mesure de réaliser à distance des missions d’organisation de vos archives numériques (photographies, vidéos, documents engageants…) à travers 2 offres :

> Inventaire d’un lot de documents numériques : nous pouvons réaliser un inventaire détaillé de vos documents, ce qui vous permettra ensuite d’identifier rapidement des contenus pertinents (exemple de saisie : nom du fichier renommé, description du contenu, catégorie de documents, auteur…, à adapter selon vos besoins).

> Organisation de vos fichiers numériques : nous pouvons normaliser vos règles de nommage et de gestion de fichiers et élaborer une arborescence pertinente pour tous vos documents (bureautique, photographies, vidéos). Une fois ces règles écrites et partagées avec vos collaborateurs, vous disposerez d’un outil efficace vous permettant de garantir l’accessibilité de ces documents, d’éviter les problèmes techniques (ex. : cryptage des caractères rendant un fichier illisible) et de faciliter les recherches (avec un nommage clair, il n’est plus nécessaire d’ouvrir un document pour savoir de quoi il s’agit). Ce sera l’occasion de faire le ménage parmi vos documents.

Méthodologie

  • Une réunion Skype pour bien identifier votre besoin et étudier les moyens de le satisfaire (choix des critères d’indexation, nommage des fichiers etc.).
  • Traitement des documents à distance par notre équipe d’archivistes.
  • Envoi des livrables.
  • Une réunion Skype de clôture pour présenter les livrables et répondre à vos questions.

Équipe projet

  • La directrice du Pôle Archives pour diriger le projet.
  • Un archiviste (selon quantité à traiter et délai de réalisation souhaité).

Tarifs à partir de 2 200 € HT (selon l’option choisie et les quantités à traiter)

Contact : charlotte.lacombe@perlesdhistoire.fr

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