Préserver & valoriser
le patrimoine des entreprises
Quel est l'intérêt des archives en entreprises ? Comment les organiser ? Le point de vue de Marie-Anne Chabin, archiviste expert.

Au cours du dernier quart du XXème siècle, on est passé d’un schéma « créer-archiver-conserver » où la création des documents était très encadrée, le transfert aux archives discret et la conservation sacralisée, à un schéma « créer-archiver-conserver » où la conservation doit répondre aux problèmes de volume et de défi technologique, face à une création, anarchique, débridée, volubile, foisonnante, éclatée, ventripotente, pléthorique ; la fragilité des deux extrêmes donne plus de poids, plus de responsabilité à l’étape médiane et médiatrice qu’est l’archivage.

Ce n’est donc pas après mais bien avant la mise en archive que le travail d’archivage se situe.

Archiver, c’est anticiper. C’est voir aujourd’hui l’information qui aura du prix demain. C’est dire maintenant ce qu’il faudra savoir plus tard pour retrouver cette information. C’est faire a priori ce qu’il serait trop difficile ou impossible de faire a posteriori pour préserver cette connaissance.

Autrement dit, archiver, c’est sélectionner, qualifier et protéger la trace documentaire. Et le processus est le même pour l’archivage actif au service de la preuve et de l’économie que pour l’archivage historique au service de la mémoire collective. La différence entre les deux archivages est une question de cible, celle du public à qui profiteront les archives.

(…)

Qu’il soit actif ou historique, l’archivage ne peut exister sans une implication franche et lucide des décideurs, un choix délibéré de sécuriser l’information et de créer une mémoire. On pourrait même dire que l’archivage se présente comme une sorte de sandwich, une tranche d’expertise entre deux tranches de management : énoncer la politique d’archivage, mettre en œuvre les processus de constitution des archives, auditer le système pour l’améliorer et ainsi de suite, faisant de la mise en archive non plus un geste ultime mais un cercle vertueux.

Entreprises, administrations, collectivités, associations, réfléchissez aux avantages d’un archivage juste payé au juste prix. Le non-archivage pèse et coûte. En archivant mieux, non seulement vous répondrez aux besoins d’information de votre communauté, mais encore vous économiserez de l’argent et du temps.

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